A través de un oficio la DIAN respondió a esta inquietud de un peticionario. Te contamos la respuesta:

La entidad recordó las razones acerca del concepto Devengo en documento de soporte de pago de nómina en formato electrónico. 

A través de una petición el señor Diego Armando Munevar Melo, solicitó reconsiderar la doctrina emitida por la DIAN en el año 2021 donde se había establecido lo siguiente: 

“la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado. Lo anterior, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero.

Por tal razón, el reporte de cesantías deberá ser emitido valorando el concepto Devengo. La razón de Munevar Melo para solicitar dicha reconsideración está expresada en la resolución de nómina electrónica que define la cantidad devengada cómo los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago.

PRIMERO: “El documento soporte de pago de nómina electrónica tiene como finalidad soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA“.

Así, el análisis de las disposiciones contenidas en la mencionada Resolución –”no puede efectuarse de manera aislada –por apartes- sino que debe darse de una manera sistemática, sin perder de vista la finalidad legal misma del documento soporte de pago de nómina electrónica“.

SEGUNDO: La “definición del documento soporte de pago de nómina electrónica dispuesta en el numeral 10 del artículo mencionado, establece que éste se deriva de «los pagos o abonos en cuenta»“.

TERCERO: “Considerando que para la determinación del impuesto sobre la renta y el reconocimiento de los costos y gastos, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad deben aplicar los marcos técnicos normativos contables vigentes y la base de acumulación o devengo (artículo 21-1 del Estatuto Tributario), resulta coherente con la finalidad legal del documento soporte de nómina electrónica que se reporten los valores devengados contablemente“.

CUARTO: “el soporte de pago de nómina electrónica no es asimilable al desprendible de nómina… toda vez que su finalidad es soportar el costo, deducción o descontable para el empleador (contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios). En consecuencia, los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte.“.

QUINTO: De conformidad con los artículos 109 y 110 del estatuto Tributario, los contribuyentes que lleven libros de contabilidad por el sistema de causación, deducen las cesantías consolidadas que dentro del año o período gravable se hayan causado y reconocido irrevocablemente en favor de los trabajadores.

SEXTO: Según el artículo 105 del Estatuto Tributario, que se refiere a la realización de la deducción, “(…) los pasivos laborales en donde no se encuentre consolidada la obligación laboral en cabeza del trabajador, solo serán deducibles en el momento en que surja la obligación de efectuar el respectivo desembolso con un monto y fecha ciertos (…)“.

SÉPTIMO: Frente a la periodicidad de la trasmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica, LA Resolución “establece que los “pagos o abonos en cuenta” se reportan de forma mensual así el pago efectivo se realice en un periodo diferente“. 

Para ampliar la información, puedes consultar los siguientes recursos citados en este artículo:

Concepto DIAN 08 de 2022.

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